Pourquoi un coffre fort numérique ?

Pourquoi un coffre fort numérique ?

« Trop de papiers », c’est ce à quoi vous pensez quand vous cherchez un document pendant des heures. Si vous en avez assez des montagnes de papiers et des archives poussiéreuses, le coffre-fort numérique est fait pour vous. Également appelé coffre-fort électronique, il permet de stocker, de consulter et de sécuriser des documents administratifs en ligne. Pratique et moderne, il est très répandu et presque indispensable en entreprise et se répand de plus en plus chez les particuliers.

Le coffre-fort numérique, c’est quoi ?

Avec un coffre-fort numérique, vous pouvez conserver et protéger des documents personnels du vol, d’un incendie ou bien de la perte. Il garantit la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des données, aucune modification ou destruction n’est possible.
Seules vous et les personnes autorisées pouvez y avoir accès grâce à une identification sécurisée.

Pour alimenter votre coffre-fort numérique, il vous suffit de transférer vos documents à partir de votre ordinateur. Il possède une grande capacité de stockage, ce qui permet de conserver un grand nombre de fichiers et de les sauvegarder longtemps.

Très utile au sein des entreprises, le coffre-fort numérique permet le classement et dématérialisation des bulletins de salaires, des factures et de bien d’autres documents importants.
Chez les particuliers, il se révèle aussi bien utile pour les mêmes raisons.

Les avantages

Pour les entreprises

Le coffre-fort numérique offre un avantage et pas des moindres : la réduction de l’empreinte écologique. Les versions dématérialisées des documents permettent d’utiliser beaucoup moins de papier, très intéressant pour les entreprises qui privilégient de plus en plus le « zéro papier ».

Il permet aussi de réaliser des économies, mais aussi de gagner du temps. En effet, avec les versions dématérialisées, il n’est plus nécessaire d’imprimer et d’envoyer sous pli chaque document comme les bulletins de salaire.

Pratique, le coffre-fort numérique permet à l’entreprise d’être mieux organisée et de gagner de la place. Tous les documents se trouvent à un seul et même endroit : le coffre-fort numérique. Les risques de perdre un document sont minimes.

Pour les particuliers

Vous pourrez relier tous les organismes vous concernant avec un coffre-fort numérique.

  • Administration.
  • Banque.
  • Logement (loyer, eau, électricité, assurance).
  • Travail (bulletins de salaire, contrats).
  • Santé.

Le coffre-fort numérique à l’avantage de tout vous mettre rapidement sous la main, mais aussi de préparer des démarches administratives plus rapidement (carte d’identité, passeport).

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Les inconvénients

Il est vrai qu’un coffre-fort numérique au sein d’une entreprise ne peut être qu’avantageux, voire indispensable.
En revanche, il est important de rappeler qu’un document numérisé n’a pas toujours la même valeur juridique qu’un document original. Si vous êtes un particulier, sachez que certains documents sont tout de même à conserver en version papier.

Si vous craignez les intrusions à votre domicile, vous pouvez opter pour un coffre-fort ignifuge. Il permet de protéger vos documents originaux du vol, du feu et de l’eau. Ainsi, vous savez directement où trouver vos documents importants et vous gardez l’esprit tranquille quant à leur confidentialité.
De plus, il est pratique si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils informatiques ou que vous ne disposez pas de connexion internet.

Le coffre numérique est pratique et simple d’utilisation. Il facilite grandement les démarches administratives surtout pour les entreprises pour qui il est désormais difficile de s’en passer. Les particuliers s’offrent de plus en plus ses services et y trouvent aussi de nombreux avantages, notamment un gain de temps considérable. Cependant, il ne faut pas oublier que certains documents doivent être conservés sous format original. Pour les protéger à la maison, vous pouvez opter pour un coffre-fort ignifuge, il en existe de pas chers et fiables.

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